Manual de Comunicación Corporativa

La comunicación organizacional es vital por diversas razones

• Provee reglas uniformes que permiten que haya consistencia a todos los niveles de la organización.
• Promueve la eficiencia operativa.
• Contribuye al bienestar laboral haciendo que el entorno sea más comunicativo, abierto y transparente.
• Facilita el entendimiento y la toma de decisiones.
• Fomenta el respeto y reduce la posibilidad de que surjan situaciones adversas, provocadas por malentendidos o conducta inapropiada.
• Potencia la identidad y cultura organizacional.
• Fortalece la proyección positiva de la organización y su reputación.

Tipos de comunicación organizacional

Si bien es cierto que los protocolos de comunicación organizacional se enfocan en la comunicación formal, todos los públicos internos de Antillean deberán regirse por las reglas generales que se detallan a continuación, tanto en su comunicación formal como informal.

Respeto

El respeto es la base de la comunicación organizacional y debemos mostrarlo siempre.

Comunicación entre empleados

Por regla general, al nombrar o dirigirse a otros compañeros de labores utilizaremos su título, como licenciado(a), doctor(a), profesor(a), señor, señora, señorita o por su apellido. Igualmente, en el trato se empleará el USTED. Esto le imparte mayor profesionalismo a la comunicación y promueve una relación de respeto. Esta norma será observada en el contexto de la comunicación escrita, oral o en todo encuentro personal.

Hay compañeros que han laborado juntos por años o se conocían en la esfera personal, por lo que es natural para ellos utilizar el tuteo. No obstante, debemos recordar que no se trata solo de si dos personas se sientan o no cómodas con tutearse, sino también de cómo perciben la comunicación otras personas en el entorno. De otra parte, el escuchar a dos personas tutearse, aunque sea de forma consentida, abre la puerta para que otras personas empleen el tuteo para dirigirse a ellos.

Comunicación entre empleados y estudiantes

Aunque los estudiantes merecen igual respeto que los empleados, hemos considerado las características de la población de nuestros estudiantes (mayormente Millenials y Generación Z) y sus preferencias. Es por eso, que podrá tutearse a los estudiantes para que se sientan cómodos. Sin embargo, debemos recordar que tenemos estudiantes mayores o provenientes de otros países latinoamericanos, que utilizan el USTED para referirse a toda persona. Por ende, debemos determinar en qué instancias podría ser preferible utilizar USTED, en lugar de TÚ.

Por otra parte, existe una tendencia en la población joven de tutear a las personas, sin importar su edad. Si un profesor o empleado se sintiera incómodo de ser tuteado, puede pedirle al estudiante con amabilidad que utilicen el USTED para dirigirse el uno al otro.

Normas de respeto

Pero el respeto trasciende más allá de la forma de nombrar a una persona, por lo que se deberán seguir las siguientes normas:

1. Nunca se utilizará el exceso de confianza al dirigirse a otros, como por ejemplo usando expresiones como “mi amor”, “cariño”, “nena o nene”, “bella” u otras.
2. Evitar llamar a los demás por apodos o diminutivos.
3. Están prohibidas el uso de palabras soeces.
4. Evitar sesgos de género u otros tipos de discriminación.
5. No se deberán utilizar expresiones que puedan interpretarse como burla, menosprecio o sarcasmo.
6. Queda totalmente prohibido expresar bromas o chistes que puedan otros interpretar como políticos, sexistas, racistas o que atenten contra la integridad de otras personas, su religión o creencias.
7. Deberá utilizarse volumen de voz moderado.
8. Debe guardarse siempre una distancia prudente al conversar y evitar tocar a otras personas, más allá del saludo de manos.
9. Al sostener videollamadas o videoconferencias debe utilizarse ropa apropiada para una actividad profesional y asegurarse que el entorno que se vea en pantalla no sea inapropiado.
10. En conversaciones se debe mantener una postura corporal abierta y receptiva, evitando gestos que se malinterpreten tales como desinterés o desagrado.

Amabilidad

El trato amable es parte de la etiqueta profesional y factor clave en la comunicación organizacional. No solo denota nuestra educación, sino que proyecta a la institución para la cual laboramos.

En Antillean promovemos

• Saludar a otros al iniciar y concluir un encuentro personal o una llamada telefónica con “Buenos días/tardes/noches/Bendiciones/Dios le bendiga”.
• Sonreír al saludar y mirar a la persona a los ojos.
• Escuchar, mientras su interlocutor se expresa.
• Usar un tono de voz cordial y pausado para evitar respuestas bruscas o tajantes.
• Brindar ayuda siempre que sea posible.
• Expresar gratitud siempre.

Empatía

La empatía implica ponerse en el lugar de la otra persona, prestar atención a sus necesidades o situaciones y asegurarse que mediante nuestra comunicación se sientan comprendidos, valorados y apoyados. Esta es esencial para fortalecer la confianza, mejorar las relaciones interpersonales y contribuir a un ambiente organizacional positivo.

La empatía debe ponerse en función en todo momento y con todas las personas, pero será particularmente importante para con nuestros estudiantes. Muchos de ellos pueden experimentar situaciones difíciles, como por ejemplo sentirse ansiosos por la presión académica, motivos financieros o hasta por la lejanía del hogar.

Para demostrar empatía debemos

• Escuchar activamente.
• Ser sinceros.
• Ser cortés y pacientes.
• Demostrar disposición para ayudar.
• Humanizar la conversación, sin involucrarnos en el aspecto personal.

Expresiones que podemos utilizar para mostrar empatía

• Lamento mucho escuchar eso.
• Puedo entender cómo se siente.
• Comprendo su molestia.
• Comprendo la urgencia de la situación.
• Le aseguro que lo mantendré informado.
• Vamos a buscar la forma de resolver esto.
• Le pido sinceras disculpas por la molestia ocasionada.
• Estoy aquí para asistirle en lo que necesite.

Utilizar palabras o frases positivas, siempre que aplique

Expresar disponibilidad para continuar ayudando

Independientemente de que una situación se resuelva, debemos demostrar nuestro deseo de servir.

Errores que se deben evitar al practicar la empatía

• No responder de manera automática o impersonal, sin demostrar interés genuino.
• No utilizar un tono de voz impaciente o desinteresado.
• No interrumpir cuando una persona está hablando.

Precisión

Es muy importante lograr la mayor precisión en la información que se comunica. De esta forma evitamos errores, malentendidos, disgustos y deficiencias en el servicio interno y externo.

Debemos tomar las siguientes precauciones

• Asegurarnos de redactar correctamente, cuidando aspectos como la ortografía y la sintaxis.
• Cuidar nuestra dicción en la comunicación oral.
• Estar seguros de que estamos escribiendo un correo o texto a la persona correcta.
• Verificar que la información que proveamos sea correcta.
• Asegurarnos de enviar los archivos correctos.

1. Escribir en “Asunto o Subject” una frase corta y formal que sintetice el objetivo de la comunicación. No debemos utilizar correos previos para iniciar una conversación sobre otro tema, pues el contenido no corresponderá al “Asunto”. Además, no facilitará la búsqueda en el “inbox” ni permitiría un seguimiento eficiente de la conversación.
2. Comenzar el correo con un saludo y, si es el primero que escribimos a esa persona para ese asunto, se recomienda incluir su nombre.
   Ejemplo

   Saludos Luis (si es un estudiante).

   Buenas tardes, doctora González.

   Estimado profesor Luna.

3. En un email de seguimiento, podemos obviar el nombre y sencillamente escribir “Saludos” o “Buenos días”.
4. Contestar utilizando oraciones completas, en lugar de, por ejemplo, con un simple “ok” o “gracias”.
   Ejemplo

   Muchas gracias.

   Quedo atenta a su respuesta. Gracias.

   Estamos siempre a tu orden. Bendiciones.

5. Ser claro y conciso en el contenido del correo. Es decir, evitar textos excesivamente largos o con información irrelevante.
6. Incluir una despedida.
7. Luego de la despedida, debemos escribir nuestro nombre completo si es una comunicación formal.
8. Configure su correo electrónico para utilizar la “Firma Electrónica o Automatizada”, que incluya su nombre, puesto, dirección de correo electrónico y teléfono. No debemos incluir otros logos, emoticones o imágenes no relacionadas a la institución.
9. Utilizar una tipografía clara y profesional, en tamaño 12pts-14pts, preferiblemente Calibri o Tahoma.
10. Utilizar letras altas y bajas. Utilizar solo mayúsculas es sinónimo de gritar.
11. Antes de contestar un email, debemos asegurarnos de si hay otras personas copiadas en el mismo y si la información que vamos a compartir es pertinente para todos.
12. Si la respuesta solo concierne al emisor, no responder con “Reply All”. Por ejemplo, si se solicita confirmación de asistencia a una reunión, solo responder al remitente.
13. No debemos utilizar el correo electrónico institucional para ningún asunto personal.
14. Los correos electrónicos que se reciben con solicitudes de información, reacción o servicio deben contestarse dentro de 24 horas, en días laborables. Al menos para confirmar que se ha recibido la solicitud y se estará trabajando.
15. Al estar fuera del trabajo por vacaciones u otras razones, debemos programar una respuesta automatizada, indicando con quién se pueden comunicar para que le asista durante su ausencia.
16. Evitar reenviar correos innecesariamente o saturar la bandeja de entrada con información redundante.
17. Revisar antes de enviar un correo electrónico para corregir errores ortográficos, verificar que tanto los destinatarios y los archivos adjuntos sean los correspondientes.

Consulte también el formato oficial de firma de email institucional.

1. Tratar de contestar las llamadas antes del tercer timbrazo, en la medida que sea posible, de esta manera se agiliza la comunicación.
2. Al contestar, saludamos con cortesía y nos identificamos por nombre y nombre del departamento. Debemos agregar una expresión como “En qué puedo ayudarle”, “Cómo puedo servirle el día de hoy”.
3. Sonreír. Las personas lo perciben en el tono de voz, aunque no nos vean.
4. Escuchar activamente sin interrumpir al interlocutor. Es importante demostrar interés en la conversación y asegurarnos de comprender la solicitud antes de responder.
5. Evitar distracciones.
   Ejemplo

   No hablar con otra persona.

   Evitar comer.

   No mascar chicle.

   No escribir en la computadora mientras se habla por teléfono.

6. Ofrecer contestaciones claras y precisas.
7. Si debemos dejar a alguien en espera, le indicamos que retomaremos la llamada en breve.
   Ejemplo

   “Permítame un momento mientras verifico la información”.

8. Si demoramos más de 30 segundos, retomamos la llamada y preguntamos si puede esperar más tiempo en línea o si prefiere que le llamemos para ofrecerle la información solicitada.
9. Si usa un buzón de correo de voz, grabe un mensaje profesional que incluya su nombre y un saludo. Es importante verificar los mensajes con frecuencia para poder responderlos con prontitud.
10. Transferir solo aquellas llamadas que verdaderamente no podemos manejar o que son para otras personas. Indicar a la persona a quién le transferirá su llamada y el número de extensión.
11. Al tomar un mensaje para otro compañero, debemos escribir claramente el nombre de la persona que llamó, teléfono y propósito de la llamada. Es importante entregar el mensaje lo antes posible.
12. Confirmar la información recibida antes de finalizar la llamada.
    Ejemplo

    Repetir la información para asegurarse que sea la correcta.

13. Al concluir la llamada, nos despedimos con cortesía. Si quedó un asunto pendiente, le indicamos a la persona cuál será el próximo paso.
    Ejemplo

    “Muchas gracias por su llamada, le estaremos enviando la información solicitada antes del final del día”.

14. Por cortesía, es preferible que la persona que llamó, sea quien termine la llamada.

1. Solo enviamos mensajes por texto si se trata de asuntos simples. Nunca lo utilizamos para mensajes extensos, ni sobre temas confidenciales o sensitivos.
2. Igualmente aplica la amabilidad en el saludo y despedida.
3. Deben ser mensajes cortos.
   Ejemplo

   Saludos Dr. Ríos. Tan pronto le sea posible, tenga la amabilidad de llamar a la oficina de _______ al ________________. Muchas gracias.
   Hiram Lugo

4. No es recomendable crear textos grupales, pues las personas no pueden abandonar la conversación, si así lo desean. Para comunicación a grupos es preferible usar WhatsApp.
5. No utilizar emoticones, gif, “stickers”, ni imágenes no relacionadas al asunto del texto.
6. Los textos se envían en horarios laborables, a menos que sea una situación de emergencia.
7. Identificar quién envía el mensaje, si es la primera vez que escribimos a esa persona, si no lo hacemos con frecuencia o pensamos que no estamos en su lista de contactos.
   Ejemplo

   Hola María. Te escribe la Sra. Liza Mercado de la Oficina ________. Tenemos noticias sobre tu solicitud de _______. Comunícate al ____________ para detalles. Gracias.

8. Si se recibe una solicitud de servicio por texto, y no es una emergencia, debemos pedirle a la persona que formalice su solicitud por correo electrónico.
   Ejemplo

   Saludos Rafael. Gracias por contactarnos. Apreciamos si puedes enviar los detalles de tu solicitud al correo electrónico _____________. Te responderemos por esa vía a la brevedad. Muchas gracias.

1. Las personas autorizadas para trabajar la aplicación son la Oficina de ITS y el Depto. Comunicaciones y Mercadeo Estratégico, quienes conocen la contraseña del sistema.
2. El texto no debe ser más de 160 caracteres.
3. Los pedidos de mensaje de texto deben ser gestionados por la presidente y/o Vicepresidentes de forma escrita; enviarán la redacción para el envío del mensaje.
4. En el caso de mensajes por voz, debe coordinar con el personal encargado, puesto que el sistema hace una llamada inicial para grabar el mensaje de voz. En este caso, solo quien funja como presidente o Comunicaciones pueden enviar el mismo.

1. No hacer comentarios en representación de la institución, ni en nuestras cuentas personales, ni en las de otros, ni en las de Antillean. En ocasiones, vemos un comentario infundado o malintencionado y queremos defender a nuestra institución; es mejor no responder y dejar que el personal administrativo de redes maneje la situación siguiendo los protocolos adecuados.
2. Si se identifica una situación en redes sociales que pueda afectar la imagen de la institución, reportarla al departamento correspondiente en lugar de tomar acción individualmente.
3. Si alguien nos formula preguntas sobre la institución debemos referirlo al correo electrónico para poder atenderle formalmente. Tampoco utilizamos las redes para contactar con asuntos de trabajo a un compañero o a un estudiante, pues debemos respetar su privacidad.
4. No debemos compartir información confidencial o interna de la institución en redes sociales. Esto incluye datos de estudiantes, compañeros de trabajo o cualquier información reservada para el uso exclusivo de la institución.
5. El uso de emblemas institucionales en publicaciones personales debe ser cuidadoso. Si en una foto aparecen logos, uniformes o cualquier símbolo de Antillean, la imagen debe ser apropiada y tomada en un contexto profesional. No se debe publicar contenido con emblemas institucionales en escenarios que incluyan bebidas alcohólicas, conductas inadecuadas o actividades que puedan interpretarse como inapropiadas.
6. En un comentario o publicación debemos usar un lenguaje respetuoso. Aun cuando expresamos opiniones personales, es importante mantener un tono profesional y evitar contenido que pueda generar conflictos o afectar la imagen de la institución.

1. Para las videoconferencias institucionales utilizamos la plataforma Zoom. Es importante relacionarnos bien con ésta para utilizarla eficientemente.
2. La puntualidad en la videoconferencia es tan importante, como cuando es presencial.
3. La vestimenta y la ubicación deben ser las adecuadas para una reunión de trabajo. Un dormitorio, por ejemplo, no lo es.
4. Evitar, en la medida de lo posible, ruidos ambientales o que se escuchen otras conversaciones.
5. Silenciar el micrófono, cuando no estamos hablando y así no interrumpir a la persona que tiene la palabra en aquel momento.
6. Verificar si debemos permanecer o no con la cámara encendida. Si estará apagada, debemos asegurarnos de tener una foto de perfil adecuada y que el nombre que aparece sea el nuestro.
7. Observar las reglas de la reunión, expuestas por el anfitrión o moderador como, por ejemplo, utilizar el chat o levantar la mano digital para solicitar la palabra.
8. Ser breves en las exposiciones y evitar temas no relacionados a la reunión o de índole personal.

Recuerde utilizar los fondos institucionales para videollamadas.

1. El Depto. de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico será custodio de los logos y símbolos de Antillean y mantendrá los datos para el uso fiel y exacto de los mismos, tales como diseños, colores y pantones, en todos los formatos que se requiera como JPEG, EPS y PDF, entre otros. Igualmente, dispondrá las normas para el uso de los mismos sobre fondos de color o de imágenes.
2. Toda persona, sin distinción, deberá utilizarlos únicamente para asuntos oficiales autorizados por el presidente o Vicepresidentes de área. Además, podrá obtener el material a través del siguiente enlace: https://www.uaa.edu/its/manual/
3. Es de suma relevancia el buen uso de la imagen corporativa, por lo tanto, deberá repasar las guías establecidas por el Manual de Identidad Corporativo. De tener alguna duda puede comunicarse con la Dra. Lorell M. Varela, lovarela@uaa.edu.

Toda persona que desee traer invitados para conocer a la institución, ofrecer una conferencia, participar de una iniciativa o recibir alguna distinción, deberá informarlo por escrito al Depto. Comunicaciones y Mercadeo Estratégico; a su vez, de ser necesario, será informado al VP de Planificación y Desarrollo. De esta forma aseguraremos que el/la invitado reciba las atenciones adecuadas y la participación sea cubierta por la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico indicando:

• Nombre
• Organización que representa
• Fecha y hora de la visita
• Propósito de la visita

De tratarse de un invitado de alto rango o perfil de reconocimiento, deberá notificarse al VPPD. Esto incluye, pero no se limita a:

• Funcionarios gubernamentales
• Altos ejecutivos de empresas
• Figuras destacadas del ambiente artístico, cultural o deportivo
• Candidatos políticos

VPPD y la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico determinará las reglas de protocolo a seguir, incluyendo la designación de anfitriones.

Estas normas de notificación aplican también a eventos virtuales.

Es común reconocer logros y celebraciones que merecen una felicitación, como el nombramiento de un egresado en un cargo destacado o la gesta de un grupo o ciudadano. Del mismo modo, ante el fallecimiento de una persona vinculada a nuestra institución, es importante expresar las condolencias de manera apropiada.

Sin duda, cualquier individuo en su carácter personal puede realizar una expresión de felicitación o de condolencia. Sin embargo, las expresiones oficiales o en representación de Antillean, deben ser previamente autorizadas por los departamentos correspondientes.

Cuando se identifica una persona o grupo que amerita una felicitación institucional, será realizada por el departamento de Recursos Humanos. Por otro lado, una pérdida que amerita extender las condolencias a los familiares y allegados, debe ser enviada por el departamento de Asuntos Religiosos.

Si se considera pertinente, Asuntos Religiosos determinará el método para realizar la expresión, ya sea mediante llamada telefónica, carta o tarjeta por correo postal, correo electrónico, esquela u otro, según aplique.

Con frecuencia se realizan eventos o iniciativas en Antillean, que nos gustaría que fueran realizadas en redes o por medio de la prensa.

Toda persona interesada en dar a conocer públicamente una iniciativa institucional, debe referirla al Depto. de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico, para que se evalúe la pertinencia, deseabilidad, viabilidad y la forma adecuada de comunicar externamente dicha información, con al menos 15 días de antelación a la celebración del mismo. En el caso de eventos que ya han transcurrido, deberán presentar la solicitud junto con un resumen del mismo, fotografías y/o vídeos en buena calidad.

Conocimiento de la institución

Antes de asumir el rol de portavoz, es imprescindible conocer a fondo la historia, misión, visión, valores y políticas de Antillean Adventist University. Un mensaje bien fundamentado y alineado con la identidad institucional refuerza la credibilidad y el impacto de la comunicación.

Adherencia a políticas institucionales

Los portavoces deben adherirse estrictamente a las políticas institucionales de divulgación y comunicación. Antes de cualquier aparición pública, revise las políticas vigentes y asegúrese de que su mensaje esté alineado con ellas. Esto incluye la confidencialidad, la precisión de la información y las directrices sobre la divulgación de datos sensibles o reservados.

Representación de valores institucionales

La comunicación deberá reflejar los valores fundamentales de la universidad. Esto implica promover un espíritu de integridad, respeto, excelencia académica y compromiso con la comunidad.

Transmisión de la filosofía institucional

Como portavoz, es su responsabilidad transmitir la filosofía educativa de la universidad. Asegúrese de que su comunicación refleje cómo estos elementos se interconectan y fortalecen la misión de la universidad.

Opiniones

Es crucial diferenciar entre opiniones personales y posturas oficiales de la universidad. Al representar a Antillean Adventist University, todas las declaraciones deben estar alineadas con la posición oficial de la institución. Se debe evitar la expresión de opiniones personales que puedan generar confusión sobre la postura institucional.

Vídeos y expresiones en redes sociales

En el entorno digital actual, es crucial manejar los medios y redes sociales con prudencia, responsabilidad y profesionalismo. Es importante asegurarse de que su comunicación en estas plataformas sea coherente con los mensajes institucionales y que cualquier interacción digital refleje positivamente a la universidad.

Respuestas a preguntas difíciles

En situaciones donde se enfrenten a preguntas difíciles o controvertibles, mantenga la calma y el profesionalismo. Si no está seguro de cómo responder, es preferible indicar que se verificará la información y se proporcionará una respuesta en el momento apropiado, alineada con las políticas de la universidad.

La Oficina de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico de Antillean Adventist University se dedica a la creación y ejecución de estrategias innovadoras para dar a conocer nuestra institución y atraer a estudiantes potenciales. Nuestra misión es gestionar de manera efectiva y coherente todos los canales de comunicación externa, asegurando el cumplimiento del Plan Estratégico Institucional y la proyección de nuestra marca. Entre nuestras responsabilidades se encuentran el diseño y ejecución de campañas publicitarias y de comunicaciones corporativas, la creación de iniciativas de responsabilidad social, y el desarrollo de contenido para plataformas digitales y redes sociales, contribuyendo así al fortalecimiento y posicionamiento de Antillean Adventist University en el mercado educativo.

Los recursos de la oficina y los fondos para sufragarlos están destinados a cumplir con dicho objetivo, por lo que se utilizan o asignan de forma comedida y responsable, para ejercer la función de preservar la reputación, imagen y marca de Antillean, siempre y cuando respondan al plan estratégico de la Oficina de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico.

Cuando otras dependencias solicitan nuestros servicios, es presentado a la Comisión Ejecutiva de Planificación y Desarrollo para ser evaluada y confirmar que cumpla con el plan estratégico de la oficina y no interfiera con otras actividades calendarizadas según plan de trabajo. De no ser el caso, la dependencia deberá costear los mismos, que incluye: pre-producción, producción, personal técnico de audio y video, grabación y edición.

Documentos para uso del Media Center y cobertura de contenido en redes sociales institucionales

La Comunicación Organizacional nos brinda la oportunidad de construir un ambiente laboral profesional, respetuoso y eficiente. Si tiene alguna duda sobre el contenido de este protocolo, puede comunicarse con Lorell M. Varela a través del correo electrónico lovarela@uaa.edu.

Gracias por su compromiso con el fortalecimiento continuo de nuestro equipo y con Antillean Adventist University.

Comité de manejo de comunicación en emergencias

Se creará un Comité de Manejo de Comunicación (Comité junto con Presidencia) que proveerá respaldo en el manejo de comunicación de ANTILLEAN. El comité se activará desde el momento en que las autoridades emitan una vigilancia para Puerto Rico y deberá estar disponible 24 horas, antes, durante y luego de la emergencia, hasta que se estabilice la operación de la Institución. Asimismo, se activará al comité en el caso de situaciones de interrupción de servicio de energía eléctrica, luego de 24 horas o en las que se anticipe que serán mayores de ese periodo.

Miembros sugeridos: presidente, vicepresidente, directora de comunicaciones, director de recursos humanos, entre otros.

El Comité será liderado por el VPPD y tendrá las siguientes responsabilidades

1. Recomendar al presidente o presidenta los nombres de los restantes integrantes.
2. Requerir asesoría de la Directora de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico.
3. Activar al Comité de Comunicación.
4. Desarrollar los textos para comunicaciones internas, publicaciones en redes sociales, comunicados de prensa y avisos o anuncios en la prensa, y coordinar su difusión en colaboración con la Profa. Lorell Varela.
5. Servir de enlace con los medios informativos.
6. Recopilar toda la información necesaria de las diferentes áreas institucionales, tales como: Administración, Seguridad, Área académica, Educación a Distancia, Tecnología, Recursos humanos y Asuntos estudiantiles.
7. Recopilar datos provistos por las agencias gubernamentales estatales o municipales.
8. Proveer recomendaciones.
9. Proveer asistencia en la ejecución del protocolo al líder del Comité.
10. Colaborar en el monitoreo de medios sociales y medios de prensa, a fin de identificar cualquier información relevante o en la que se mencione a ANTILLEAN.
11. Posterior a cualquier situación de emergencia relacionada al paso de un fenómeno atmosférico, será responsabilidad del Comité emitir por escrito un informe detallado sobre el manejo de la comunicación antes, durante y después del paso del fenómeno atmosférico.
12. Desarrollará borradores de avisos de radio, en caso de ser necesarios.

Reuniones del Comité

• En el caso de fenómeno atmosférico el Comité se reunirá presencialmente en un Centro de Mando, según lo convoque su líder y hasta que las condiciones del tiempo lo permitan o se cuente con energía. Una vez se determine que no es seguro, la comunicación se realizará por email o WhatsApp, según acuerde el Comité.
• En el caso de interrupción de servicio de energía, mientras se supla energía por medio de generadores y haya servicio de Internet, el Comité se reunirá presencialmente en la Institución. De no ser el caso, se realizarán reuniones vía Zoom.
• En caso de fallas en las telecomunicaciones, una vez las autoridades declaren seguro el desplazamiento, los miembros del comité deberán reportarse a Antillean, el Centro de Mando oficial, siempre que sea seguro hacerlo.
• El Comité de Comunicaciones determinará la necesidad de recomendar al presidente de la Institución entablar comunicación con agencias locales, estatales u otros organismos.
• El Comité deberá corroborar los contactos de ventas de las estaciones radiales, que estarán disponibles durante la emergencia, en caso de que deban contactarse para pautar.

Comunicación con empleados

• El Departamento de Recursos Humanos será responsable de velar por la comunicación con los empleados durante la emergencia.
• La comunicación oficial con los empleados será, en primer lugar, por correo electrónico y sistema Regroup, cuando las circunstancias lo permitan. Cuando se disponga de acceso a la internet, Antilles.info y la página de Facebook de Antillean serán utilizados como medio de comunicación y, si se pierde el acceso a las telecomunicaciones, se utilizarán las estaciones WKAQ, Radio Paraíso 92.9, Radio Zol u otras emisoras locales para emitir avisos.
• Información general de orientación, que no sea de carácter confidencial, podrá compartirse mediante Aviso a los Empleados en las redes sociales de ANTILLEAN.
• Toda comunicación que vaya a emitirse a los estudiantes deberá difundirse previamente al personal, de modo que estén orientados y puedan servir de facilitadores en el proceso.
• En situaciones donde las telecomunicaciones estén interrumpidas, cada supervisor deberá intentar contactar a sus empleados para conocer su estado y brindarles instrucciones.
• Si las clases se estuviesen ofreciendo de forma remota, la comunicación será vía alguna plataforma como Zoom.

Comunicación con estudiantes

En caso de fenómeno atmosférico

• Una vez se declara una vigilancia para Puerto Rico, se deberá enviar un mensaje de texto por ReGroup a toda la comunidad universitaria, pidiéndoles que se mantengan informados sobre los posibles cambios en la operación de ANTILLEAN, por los medios oficiales de comunicación institucionales (redes sociales/texto/email).
• Al emitirse un aviso de tormenta o huracán, se enviará un comunicado previo con la información sobre cambios en horarios, operaciones y medidas de seguridad.
• Igualmente, se utilizará dicha herramienta para notificar cambios, cancelaciones o reanudación de clases u operaciones, las veces que sea necesario.
• Si las telecomunicaciones fallan, la comunidad universitaria será informada a través de emisoras de radio como WKAQ, Radio Paraíso 92.9 y Radio Zol, así como otros medios de comunicación masiva.
• En caso de que haya estudiantes hospedados en residencias, se deberá realizar una orientación previa para repasar los planes de emergencia y desalojo.

En el caso de falta de servicio de energía

• Se enviará un mensaje de texto por ReGroup informando sobre posibles cambios en la operación de ANTILLEAN y orientando a la comunidad universitaria a seguir las actualizaciones en la página web y redes sociales oficiales.
• Igualmente, se utilizará dicha herramienta para notificar cambios, cancelaciones o reanudación de clases u operaciones, las veces que sea necesario.

Comunicación con residentes de residencias universitarias

La comunicación específica para los estudiantes de las residencias será a través del Vicepresidente Para Asuntos Estudiantiles y los Directores de las residencias.

Manejo de prensa

1. Toda interrupción de clases o servicios por cualquier situación de emergencia deberá comunicarse a los medios mediante comunicado de prensa.
2. Toda solicitud de información de medios de comunicación será referida a la líder del Comité, quien determinará cómo será canalizada y, en coordinación con el presidente o presidenta, activará al o los portavoces que se requieran.
3. El Comité de Comunicaciones tendrá la responsabilidad de recopilar datos que puedan ser de interés de la prensa, más allá de la interrupción o reanudación de operaciones, tales como daños a la propiedad o a individuos, y los hará disponible al presidente del comité para que los incorpore en los mensajes clave para los portavoces, de entenderlo necesario.
4. El Departamento de Comunicaciones y Mercadeo Estratégico deberá preparar un informe de toda la cobertura de prensa sobre la institución durante la emergencia.

Portavoces

1. El principal portavoz de la institución es el/la presidente de la universidad. En su ausencia, el vicepresidente designado fungirá como portavoz. Todos los vicepresidentes deben estar capacitados para ser portavoces, en alguna situación que lo amerite.
2. El portavoz será la única persona autorizada por la organización para ofrecer información a los medios de comunicación. Ninguna otra persona estará autorizada a hablar o emitir comentario alguno a nombre de la organización por ninguna vía.
3. El portavoz se limitará a comunicar la posición que la organización haya adoptado ante la situación surgida, guiándose por los mensajes clave que se le provean.
4. Los portavoces deberán estar disponibles las 24 horas, antes, durante y pasada la emergencia, hasta que se les indique.